Mesas de co-creación: trabajo colaborativo para la innovación

En un entorno globalizado y tecnológico, es más fácil que nunca comunicarse y acceder a grandes volúmenes de datos de valor, sin embargo, la clave son las personas. 

Las mesas de co-creación son la respuesta. Gracias a ellas es posible intercambiar ideas, conocimientos y experiencias para crear nuevas soluciones. Aquí se explicará en qué consisten y cómo ponerlas en marcha, independientemente del rubro de la empresa y la ubicación en donde se encuentren sus colaboradores.     

¿Qué son las mesas de co-creación? 

En líneas generales, se trata de espacios virtuales en los que equipos de trabajo y las distintas áreas de la empresa colaboran para identificar las necesidades de innovación y originar nuevas propuestas. Las soluciones más vanguardistas aprovechan las ventajas de la era actual e integran el aporte de especialistas externos y herramientas de Business Intelligence,  para recopilar, procesar, analizar y presentar información relevante sobre el tema.  

Se trata de poder reunir a pensar de manera remota, pero en un mismo espacio, a diversos actores que participan en distintos momentos y procesos del flujo de los productos y servicios que ofrece la organización. Las mesas de co-creación les permiten interactuar y estar presentes en una misma instancia interactiva a la que pueden ingresar en línea, sin importar en dónde estén. 

Este proceso causa que las empresas puedan obtener un proceso de co-creación que es fruto de la inteligencia colectiva, con diferentes enfoques, conocimientos avanzados y el poder de los datos para encontrar oportunidades de mejora. Se trata de crear valor de manera conjunta, con resultados altamente valiosos.  

¿Cómo fomentar la creatividad e innovación en una empresa usando las mesas de co-creación? 

Este espacio de trabajo colaborativo se inicia estableciendo claramente el objetivo de la mesa y con una cuidadosa selección de los participantes, para asegurarse de que representen una amplia diversidad de enfoques y conocimientos. Estos pueden ser colaboradores o representantes de diferentes áreas de la empresa e inclusive participantes que estén a cargo de servicios que se hayan exteriorizado y cuya visión entregue un aporte al tema a tratar. 

Los límites los coloca la empresa, ya que puede integrar a áreas que no siempre participan en la creación de soluciones, pero tienen perspectivas relevantes. Por ejemplo, si se va a innovar las características un producto, es recomendable convocar a encargados de finanzas que estudien los costos y beneficios económicos, escuchar al Área de Ventas y también a representantes de Servicio al Cliente, que son quienes recogen las impresiones del consumidor.  

También resulta esencial involucrar expertos en el tema a innovar y en analítica de datos, así sean externos. Su aporte será muy valioso tanto en la búsqueda de ideas como en la validación de su viabilidad.  

Las fases de este proceso 

Primero se nombra un moderador o facilitador y se inicia el proceso de co-creación como tal, que se caracteriza por los siguientes factores fundamentales: 

1. Trabajo colaborativo y metodologías ágiles  

En esta fase todo se centra en tener enfoques participativos y flexibles para la identificación de necesidades de innovación y la resolución de las mismas. Lo ideal es que todos los integrantes de la mesa compartan ideas, conocimientos y recursos para lograr el objetivo establecido, así como otros aportes que surjan durante el desarrollo de las colaboraciones.  

En este contexto, que promueve la sinergia y la creatividad del grupo a la hora de innovar, se pueden aplicar metodologías ágiles de trabajo como:  

• Design Thinking: esta metodología de trabajo colaborativo ayuda a los equipos a desarrollar su creatividad y lograr ideas innovadoras. Se fundamenta en comprender detalladamente las necesidades y expectativas de los usuarios para crear soluciones efectivas. 

• SCRUM: es un enfoque que permite abordar de forma integral proyectos complejos y desafiantes. Consiste en entregas parciales y regulares de la solución final con base en el valor que proporcionan a los participantes.  

El trabajo colaborativo y este tipo de metodologías ágiles se unen para la resolución de problemas, la innovación y la gestión eficiente de proyectos. Todo mientras se va realizando el seguimiento y documentación de todo el proceso, para conservar un registro de las decisiones y los resultados obtenidos.   

2. Proceso de validación y alineación  

En esta etapa se busca corroborar si es factible integrar las propuestas. También se trabaja en desarrollar las ideas y soluciones generadas en el punto anterior. La prioridad es garantizar que estén alineadas con los objetivos y necesidades que se han establecido como propósito de la mesa. 

Esto implica revisar y analizar cada idea en términos de viabilidad, relevancia y su posible aplicación. El proceso incluye el levantamiento de toda la información relevante para entender a fondo el problema a resolver y las oportunidades de mejora propuestas. 

Al final, se seleccionan las ideas más prometedoras y que representan soluciones prácticas. Esto con el objetivo de someterlas a un proceso de refinamiento en el cual se detallan, mejoran y desarrollan de forma más amplia. 

3. Trabajo con especialistas en ciencia de datos 

Aquí entra en juego el Business Intelligence. Especialistas en técnicas y herramientas de recopilación, procesamiento y análisis de datos se ponen a disposición y participan de la mesa con toda su experiencia y habilidades.  

Su trabajo aporta valor desde diferentes flancos, entre los cuales cabe destacar los siguientes: 

• Ayudar a determinar si las soluciones o ideas son las indicadas desde una perspectiva de análisis de datos. 

• Colaborar con la recopilación y procesamiento de data necesaria para respaldar las propuestas, trabajo que incluye hacer análisis estadísticos, modelado predictivo, entre otros enfoques. 

• Traducir datos complejos para expresarlos como información comprensible y relevante para apoyar la toma de decisiones, lo que es muy útil en lo que respecta a la comunicación. 

• Aportar a la hora de usar la analítica para la resolución de problemas.  

• Revelar tendencias, patrones y correlaciones que no son evidentes a simple vista. 

• Medir el impacto de las soluciones propuestas y entregar ese aporte a la mesa. 

Esto es muy importante en cualquier proceso de co-creación actual. Los datos ayudan a aumentar la transparencia y la objetividad, al tomar decisiones basadas en ellos, que reducen los sesgos o conjeturas que puedan aparecer. 

Lo mejor de todo es que vivimos en una época en la que se generan inmensos volúmenes de data a diario. Todo es cuestión de saber procesarla para extraer su máximo valor y potenciar la creatividad con ellos. 

 

Ejemplo práctico de lo que se puede lograr en un proceso de co-creación 

En el caso de un hospital interesado en mejorar la atención médica y el seguimiento de pacientes con enfermedades crónicas, se convoca a este espacio de participación a:  

• Representantes del personal médico.  

• Gerentes y tomadores de decisiones del hospital.  

• Representantes de atención al cliente.  

• Participantes del Seremi de salud. 

• Especialistas en transformación digital y  Business Intelligence.  

En el proceso de co-creación, los participantes identifican problemáticas, entre las cuales resalta una baja efectividad de los tratamientos. En el análisis indica que es a causa la falta de comunicación con los pacientes. Se plantea como objetivo encontrar una solución a este problema.  

Durante la fase de trabajo colaborativo y metodologías ágiles, se generan múltiples propuestas de ideas, entre las cuales destaca el desarrollo de una aplicación móvil que permita la video consulta y la autogestión del paciente, como solicitar citas médicas, acceder a los resultados de sus exámenes, etc.  

Con la ayuda de los especialistas se valida la solución, su viabilidad técnica e inversión comercial. Así se determinan sus funcionalidades específicas, como agregar el registro de la ficha clínica, recetas electrónicas y recordatorios de citas. 

Al desarrollar y probar el prototipo se integra la retroalimentación generada y se implementa la aplicación con éxito. 

Beneficios de las mesas de co-creación  

Al crear estos espacios de participación, dinámicos, con objetivos claramente definidos, las empresas obtienen ventajas muy importantes:  

• Se crean espacios que potencian notablemente la creatividad colectiva.  

• Generan experiencias de trabajo colaborativo personalizadas. 

• Fomentan la generación de ideas innovadoras. 

• Se obtiene la mejora de productos, servicios y procesos, con todo lo que eso representa en términos de ingresos, rentabilidad y eficiencia.  

• Aumentan el compromiso los colaboradores, ya que estos espacios de participación activa les hacen ver lo importantes que son sus ideas.  

• Mejora de la toma de decisiones al reunir diversas perspectivas y conocimientos.  

• Reducción la inversión de implementar ideas y proyectos que podrían no ser exitosos. 

• Ayuda a la empresa a adaptarse más rápidamente a cambios en el mercado. 

Sin duda, no hay nada como fomentar la creatividad e innovación en una empresa a través de este tipo de procesos. Es la mejor forma de garantizar que se logrará abordar desafíos desde nuevos ángulos, considerando los cambios en el mercado y la sociedad en general.  

 

Las mesas de co-creación de Gtd 

Gtd, compañía líder en telecomunicaciones y TI, ha desarrollado un servicio de mesas de co-creación vanguardista. Como se ha expuesto hasta este momento, integra la colaboración, especialistas y el uso intensivo de inteligencia de datos, basado en su poderosa infraestructura tecnológica.  

En la práctica, se llevan a cabo diferentes reuniones cooperativas de indagación, diseño e integración. Luego, todo el proceso de co-creación se divide en:  

• Etapa 1: dedicada a la comprensión, procesamientos de datos y coordinaciones internas. 

• Etapa 2: se realiza el diseño de maqueta, normalización de la data, preparación del entorno de prueba, así como la definición de modelos e indicadores clave de rendimiento.  

• Etapa 3: se integra el diseño MVP, Data Science, Ambiente DEV e Integración de Sistemas.  

• Etapa 4: está dedicada a la implementación y diseño de la solución. Siempre con el acompañamiento de un experto en ciencia de datos. 

Este servicio representa un gran paso hacia la cultura de la colaboración para la innovación, donde los avances más importantes se fundamentan en una gran variedad de puntos de vista y conocimientos, combinados con el poder de los datos.